Neues Jahr, neue gesetzliche Vorschriften. Was in Sachen E-Rechnungen künftig alles zu beachten ist, darüber klärt VdM Vorstandsmitglied Hermann Schenk im nachfolgenden Beitrag auf.
Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen – also auch freiberuflich tätige Journalistinnen und Journalisten – in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen und lesen zu können. Pdf-Files gelten nicht als E-Rechnungen, da sie in keinem „besonders gesicherten“ Format erstellt sind. Aus der Anforderung nach diesem gesicherten Format ergibt sich, dass für das Lesen einer E-Rechnungen spezielle Software einzusetzen ist. Zum Öffnen von E-Rechnungen gibt es zahlreiche kostenlose Mail-Zusatzprogramme bzw. auch folgende kostenfreie Internetseiten der Finanzverwaltung:
https://www.elster.de/eportal/e-rechnung
http://www.erechnung.elster.de
http://www.e-rechnung.elster.de
Mit Hilfe dieser Seiten können E-Rechnungen direkt nach erfolgtem Upload gelesen werden. Wer bereits mit einer Buchhaltungssoftware arbeitet, findet dort integrierte Lösungen zum Öffnen und Archivieren von E-Rechnungen.
Seit dem 1.Januar 2025 gilt für alle Rechnungen, dass diese im Original nur noch acht statt bisher zehn Jahre lang aufzubewahren sind (Bürokratieentlastungsgesetzes IV / BEG IV). Dazu reicht eine entsprechende, elektronische Datensicherung aus, die auch sonst (hoffentlich) bereits im Einsatz ist. Die achtjährige Frist startet am Ende des Jahres, in welchem die Rechnung ausgestellt wurde. Das heißt: Alle Originalrechnungen aus den Jahren 2016 und früher dürfen jetzt vernichtet werden – die nach dem 1. Januar 2017 datierten Rechnungen sind im Original zu archivieren.
Keine Pflicht zum Erstellen von E-Rechnungen für Kleinunternehmen
Freiberuflich tätige Personen müssen in der Regel derzeit keine E-Rechnungen erstellen. Diese Pflicht trifft sie voraussichtlich frühestens im Jahr 2028 gegenüber Kundschaft in Deutschland und nur dann, wenn sie selbst auch ihren (Wohn-)Sitz in Deutschland haben. Somit sind diejenigen fein raus, die im Ausland leben und in Deutschland keine Steuern zahlen. Frühestens ab dem 1. Januar 2028 könnte es für „Freie“ Pflicht werden, Rechnungen in einer Höhe ab 250 Euro nur noch in einer spezifischen digitalen Form zu stellen. Bis dahin sind Rechnungen per Pdf-File oder in Papierform immer möglich. Ob diese Pflicht zur E-Rechnung tatsächlich im Jahr 2028 in Kraft treten wird, ist jedoch keineswegs sicher. Denn der Verordnungsgeber muss bis dahin eine „geeignete digitale Infrastruktur für die Verifizierung“ solcher Rechnungen verbindlich eingerichtet haben. Vor dem Hintergrund des Scheiterns früherer Großprojekte des Bundes – nicht nur digitaler – darf dieser Termin durchaus in Frage gestellt werden. Für „Kleinunternehmen“, die keine Umsatzsteuererklärung abgeben müssen, gibt es keine generelle Pflicht, E-Rechnungen auszustellen – nicht einmal nach dem 1. Januar 2028. Freiberuflich Tätige werden steuerlich als Kleinunternehmen eingestuft, wenn auf sie Folgendes zutrifft:
– die Summe aller Einkünfte darf im vorangegangenen Kalenderjahr (Steuerjahr) 22.000 Euro nicht überstiegen haben
– für das aktuelle Kalenderjahr darf der Gesamtumsatz nicht über 50.000 Euro liegen.
Vor dem Jahr 2028 werden nur Unternehmen oder freiberuflich tätige Personen zur E-Rechnung verpflichtet, wenn sie mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz erwirtschaften. Unternehmen dieser Größe müssen dann ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen für Summen von mehr als 250 Euro schreiben. Auf VdM Mitglieder, die in einer großen GbR oder Partnerschaft zusammenarbeiten und deshalb gemeinsam jährliche Rechnungen in dieser Höhe erstellen, trifft dieser Termin dann auch zu.
Freiwillig E-Rechnungen verschicken
Es könnte Mitglieder geben, für die es möglicherweise eine Prestigesache ist, E-Rechnungen zu nutzen. Diese können beispielsweise folgenden kostenfreien Service nutzen:
https://www.ferd-net.de/downloadzugferd
Es gibt aber jetzt schon Fälle, in denen Freie – trotz Fehlens einer gesetzlichen Pflicht – per Vertrag verpflichtet werden, E-Rechnungen zu verschicken. Verwaltungen des Bundes und der Länder beispielsweise vergeben Aufträge für deren Presse- und Öffentlichkeitsarbeit nur unter der Bedingung, dass die Rechnungen bei ihnen elektronisch eingehen. Es ist zu befürchten, dass auch Medienhäuser versuchen, Freie vertraglich zum Ausstellen von E-Rechnungen zu verpflichten. Bei solchen Ideen sollten Freie den Medienhäusern möglichst vorschlagen, dass diese, statt E-Rechnungen zu fordern, E-Gutschriften ausstellen.
Zuletzt noch einen Hinweis
Mit der E-Rechnung findet das Thema „Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung“ wahrscheinlich mehr Beachtung. Ordnungsgemäße Buchführung verlangt unter anderem, dass Rechnungen und Geschäftskorrespondenz, dazu gehören auch E-Mails, in besonderer Weise aufbewahrt werden. Zum 1. Januar 2025 verkürzten sich die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen von zehn auf acht Jahre und die für sonstige Korrespondenz auf sechs Jahre. Die entsprechenden Unterlagen müssen aber „revisionssicher“ archiviert sein. Das heißt: Es darf keine Möglichkeit bestehen die gespeicherten Dokumente nachträglich technisch zu verändern. Diese Anforderung kann man in der Regel nicht ohne ein kostenpflichtiges Buchhaltungsprogramm erfüllen. Zu diesen Programmen hat beispielsweise die Deutsche Handwerkszeitung eine Übersicht erstellt:
https://www.deutsche-handwerks-zeitung.de/e-rechnung-software-uebersicht-356644
Die E-Rechnung ändert an den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung im Prinzip nichts, aber vielleicht ist sie Anlass, eine revisionssichere Archivierung von allen Geschäftsvorfällen zu implementieren. Sollte nämlich einmal das Finanzamt im Büro vorbeischauen, müssen alle Dokumente fälschungssicher vorliegen und auch leicht zugänglich sein. Bei der Speicherung muss die besondere digitale Programmierung der E-Rechnung erhalten bleiben. Sie darf folglich nicht in eine Pdf- oder Jpg-Datei umgewandelt sein, auch wenn diese optisch und inhaltlich dem Text der originalen E-Rechnung entspricht.„Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass dieser in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. Eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss sichergestellt sein“, sagt das Bundesministerium der Finanzen. Das Finanzamt soll die E-Rechnung im Originalformat lesen können. Auch wenn bei früheren Prüfungen oftmals Finanzbeamte nicht ausdrücklich auf eine revisionssichere Archivierung der Dokumente bestanden, könnten sie künftig weniger tolerant reagieren. Die E-Rechnung sollte Anlass sein, sich einmal näher mit den Themen ordnungsgemäße Buchführung und revisionssichere Archivierung zu befassen.
Autor: Hermann Schenk; Foto: Pixabay/Mariakray
